Die Kunst des Leitens XVI: Die Kraft einer Tagesordnung

Ist der Beitrag ernst gemeint? Aber so was von! Ich verspreche dir nichts – aber möchte dich inspirieren, deine Team Meetings noch besser zu gestalten. Und ich glaube, dass die Tagesordnung eines Meetings eine große Kraft entfalten kann – oder auch nicht.

Nach welchen Kriterien stellst du eine Tagesordnung zusammen für eine Teamsitzung? Damit meine ich die “Liste” dessen, was in der Sitzung besprochen werden muss. Also alle Tagesordnungspunkte, Aufgaben und “To Dos”, welche für das jeweilige (Leitungs-)Team wichtig sind.

Ich sage dir vorab: Das ist matchentscheidend und alles andere als etwas, das man nebenbei macht. Wenn ich die Tagesordnung für unsere Ältestenkreis-Sitzungen (das ist das Leitungsteam unserer Gemeinde) zusammenstelle mit allen wichtigen Infos und Dateien, die bei den jeweiligen Tagesordnungspunkten wichtig sind, dauert das in der Regel 2-3 Stunden.

Ich kenne Gremien, da werden einfach die Tagesordnungspunkte (TOPs) gesammelt und der Reihe nach als eine Tagesordnung (TO) zusammengefasst. Das kannst du so machen – aber dann ist es wenig hilfreich aus zwei Gründen: Zum einen priorisierst du nicht und zum anderen hast du die Zeit nicht im Blick. Das Ergebnis wird sein: frustrierte oder zumindest demotivierte Mitstreiter und ganz viele offene Punkte für die nächste Sitzung und so schleppt sich das Monster namens Tagesordnung so durch das Jahr.

Priorisieren ist lebensnotwendig

Ok, vielleicht ein bisschen dick aufgetragen. Aber sicherlich kennst du ermüdende Sitzungen, nach deren Ende du dich frasgt, was das jetzt gewesen sein soll.

Deswegen gebe ich dir einen Tipp: Priorisiere deine Tagesordnung!

Vielleicht kennst du die so genannte “Eisenhower-Matrix” oder das “Eisenhower-Prinzip”. Demnach gibt es für zu erledigende Aufgaben zwei Achsen: Die Wichtigkeit und die Dringlichkeit. Das bedeutet:

• Es gibt Aufgaben, die sind wichtig und dringend.
• Es gibt Aufgaben, die sind wichtig aber nicht dringend.
• Es gibt Aufgaben, die sind nicht wichtig, aber dringend.
• Es gibt Aufgaben, die sind nicht wichtig und nicht dringend.

In einer Matrix zusammengefasst sieht das so aus:

Du ahnst es schon, was Priorisierung für eine Tagesordnung bedeutet: Es sind die blauen und grünen “To Dos”, die in eine Sitzung gehören, die orangenen müssen von Fall zu Fall entschieden werden und die roten kannst du entweder ignorieren, selbst entscheiden oder dich fragen, ob es überhaupt Sinn macht, sich darüber Gedanken zu machen. Aber auf KEINEN FALL dürfen rote “To Dos”/Aufgaben auf einer Tagesordnung erscheinen.

Deine Tagesordnung zu priorisieren bedeutet nun, dass du mit deinem Team nicht nur die blauen und grünen Aufgaben besprichst, sondern dass du innerhalb der Tagesordnung auch der Art priorisierst, dass du die jeweiligen Tagesordnungspunkte zur richtigen Zeit platzierst.

Ich halte nichts von übermäßig langen Sitzungen mit Gemeindeleitungs-Teams. Das zeigt meine Erfahrung in all den Gemeinden, in denen ich auch im Vikariat und Probedienst war, wo ich also nicht die Verantwortung für die Tagesordnung hatte. Da gingen Sitzungen manchmal 3-4 Stunden – und je länger die Sitzungen gingen, je später es wurde, je eher der Zeiger Richtung Mitternacht wanderte – desto unproduktiver wurde es.

Ich versuche die Sitzungen mit meinem Gemeindeleitungsteam (Ältestenkreis) auf 2 1/2 Stunden zu begrenzen – und es gelingt meistens. Aber in diesen 2 1/2 Stunden treten auch Ermüdungserscheinungen auf – das ist doch logisch!

Wichtiges zuerst

Deswegen kommen die wichtigsten Tagesordnungspunkte an den Anfang. Erinnerst du dich, was ich über den Tagesordnungspunkt “Geistlich leiten” geschrieben habe? Nicht umsonst ist dieser Tagesordnungspunkt nach dem Gebet das erste, was wir besprechen. Hier sind noch alle “frisch” und voll konzentriert und fokussiert.

Eine ganz fiese Falle ist die Dringlichkeitsfalle. Nur weil ein Event am übernächsten Wochenende noch ganz viele offene To Dos hat, darf es sich nicht in den Vordergrund spielen, denn merke dir eines: Im Gemeindealltag wird es immer (!) Dringendes geben.

Wenn du dem Dringenden ständig nachgibst, wirst du nie zum Wichtigen kommen.

Dir Zeit zu nehmen für das Wichtige wiederum bedeutet aber auch nicht, dass du keine Zeit mehr für das Dringende hast. Du selbst kannst, wenn du für die Tagesordnung verantwortlich bist, die Balance finden. Wichtig ist aber: Wichtiges zuerst, denn es ist meistens (nicht immer) nicht dringend und steht somit in der Gefahr, außer Acht zu geraten.

Die Mischung aus Wichtigem und dann Dringendem ist deswegen auch von Vorteil, weil Wichtiges meistens Grundsatzentscheidungen und Konzeptionelles enthält, während Dringendes ganz Praktisches und “Handfestes” enthält. Oder anders ausgedrückt:

Wichtiges ist meistens strategischer Natur.

Dringendes ist meistens operativer Natur.

Beides nun in der Sitzung zu Wort kommen zu lassen ist eine gute, eine wichtige Abwechslung, dass man nicht auf der einen oder anderen Seite vom Pferd fällt und nur noch Strategisches oder nur noch Operatives behandelt.

Natürlich wird es von Leitungsteam zu Leitungsteam unterschiedlich sein, welche operativen (dringenden) und welche strategischen (wichtigen) Tagesordnungspunkte auf die Tagesordnung müssen. Und nicht immer ist operativ = dringend und strategisch = wichtig, aber als Faustregel kann das eine große Hilfe sein.

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